Tietosuoja- ja rekisteriseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Uudenkaupungin Suomalaisen Seuran säätiö sr

Y-tunnus: 0559372-2

Postiosoite: Tiirasaarentie 12 C, 00200 Helsinki

 

  1. Rekisterin nimi

Uudenkaupungin Suomalaisen Seuran säätiö sr:n apurahajärjestelmä.

 

  1. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö: asiamies Lina Lehtinen

Sähköpostiosoite: asiamies@uginsss.fi.

Puhelinnumero: 0500 223 907

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä toiminnan seurannan mahdollistamiseksi  ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä, hakijan suosittelijoista. Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta. Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja  käsittelevät säätiön asiamies, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön hallitus, tilitoimiston nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

 

  1. Rekisterin suojaus

Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemusten arviointitiedot

  • Arviointitiedot poistetaan käsittelyvuotta seuraavana vuonna.

Ei myönnetyt hakemukset

  • Säätiö poistaa hakemukset kun niiden säilyttämiseen ei ole tarvetta apurahamyöntöjen kannalta. Kaikki hakemukset kirjataan säilytettäviin pöytäkirjoihin ilman henkilötietoja.

Hakemusten liitteet

  • Hakemuksen liitteet säilytetään pöytäkirjan yhteydessä. Säätiö poistaa myönnettyjen hakemusten liitteet pyydettäessä, jos niiden säilyttämiseen ei ole perusteltua syytä.

Myönnetyt apurahat

  • Säätiö julkaisee myönnetyt apurahat vuosikertomuksessa ilman henkilötietoja. Vuosikertomukset säilytetään pitkäaikaisesti ja niiden kopiot lähetetään Säätiörekisteriin.

Maksatustiedot

  • Tietoja säilytetään tarpeellisen ajan huomioon ottaen viranomaisilmoitukset ja mahdolliset tilintarkastukset.

Selvitystiedot

  • Tietoja säilytetään pitkäaikaisesti tilastointitarkoituksessa.

Viestit

  • Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan.

 

  1. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta, ellei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.

Tietojen tarkistamista tai oikaisemista koskevat pyynnöt täytyy esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Tietojen tarkistaminen ja oikaisun vaatiminen on maksutonta.

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin.

Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

 

  1. Tietojen luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle määräysten mukaisesti.

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.  Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille.

© Uudenkaupungin Suomalaisen Seuran Säätiö - All rights reserved. - Tietosuoja- ja rekisteriseloste